Archivierungspflicht
Deutsches Steuerrecht
Jedes deutsche Unternehmen, dass eine EDV zur Erfassung steuerlich relevanter Daten einsetzt, darf seit dem 1.1.2002 steuerlich relevante Unterlagen nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahren. Basis dieser als Archivierungspflicht bezeichneten Rechtslage sind die gesetzlichen Änderungen der Abgabenordnung sowie das zur Konkretisierung veröffentliche Schreiben über die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) des Bundesfinanzministeriums für Finanzen vom 16. Juli 2001.
Obwohl die meisten kaufmännischen Programme mehr oder weniger problemlos einen Zugriff auf alle gespeicherten Vorjahre ermöglichen, ist durch dieses Vorgehen nicht die geforderte Revisionssicherheit gegeben. Denn alle Daten könnten mit einem geeigneten Editor jederzeit und nachträglich manipuliert werden. Genau dies will die neue Verordnung aber ausschließen.
Einfache Maßnahmen...
Als einfachste Maßnahme kommt das Speichern der kaufmännischen Datenbestände auf einem unveränderlichen Datenträger wie einer CD-ROM in Betracht. Wenn das kaufmännische Programm gespeicherte Datenbestände aus- und auch wieder einlesen kann, sollte dies für kleine und mittlere Unternehmen im Rahmen der Bestimmung ausreichend sein. Allerdings erlangt der Steuerprüfer dann Zugriff auf alle kaufmännischen Kenndaten und nicht nur auf die steuerlich relevanten. Die Überlassung der gesamten kaufmännischen Datenbank an den Steuerprüfer ist deshalb nicht akzeptabel.
...reichen oft nicht aus.
Professionelle kaufmännische Systeme sind von Haus aus dazu ausgelegt, steuerlich relevante Daten für den Ausdruck aufzubereiten. Für kleine und mittlere Unternehmen empfielt sich eine regelmäßige Speicherung der Betriebsdaten auf gesondertem Datenträger über die Druckerschnittstelle.
Lösungen
Mit speziellen Druckertreibern und Zusatzsoftware kann in beliebigem Rahmen eine revisionssichere Speicherung der Geschäftsdaten erfolgen. Geschäftsdaten können sinnvoll in den Formaten PDF, TIFF und ASCII abgelegt werden. Als unabhängiger Consulter können wir die beste Lösung für Sie ermitteln, da wir nicht exclusiv mit einem spezifischen Hersteller von Archivierungssoftware zusammenarbeiten. Wir arbeiten ganz einfach mit allen zusammen.
Von sehr kostengünstigen Lösungen für Kleinunternehmer bis zu kundenspezifischen Implementierungen für Großunternehmen können wir jede Lösungen anbieten.
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